Vi lever nå i en mer eller mindre isolerte dager med hjemmet som kontor og sted for rekreasjon. Dette sammen med mindre uformell kontakt med kolleger, familie og venner samt frykten for Korona for seg og sine nærmeste, gir mange psykisk stress. Nord universitet har derfor åpnet  for å bruke Teams videokonferanse utenfor arbeidstiden, slik at ansatte og studenter enkelt kan ha videomøter med mange av sine. Vi har vi også satt i gang tiltak som Teams Yoga  og aktivitetskonkurranse med ekstrapoeng  for å ta sosiale initiativ .

Mange ansatte og studenter har varslet om at dette er tunge tider med mye stress og usikkerhet samtidig som en har mistet de vanlige sosiale kanalene. De som var aktive på treningssenter eller andre treningstilbud har mistet dette. Min rolle på IT sammen med en rolle i bedriftsidrettslaget har gjort at vi i samarbeid på rekordtid har kommet opp med flere tiltak som ledelsen har sluttet opp om.

Teams videomøter med familie og venner.
De fleste helt unge bruker forskjellige videoplattformer med letthet. Dette er litt verre for de fleste andre og Teams plattformen er noe de ansatte hos oss kjenner. Det er veldig enkelt å kalle inn til et slikt møte og det er veldig lite tekniske utfordringer for gjestene til å bli med. Har de PC eller Mac kan de bli med som gjest i nettleser og åpner de møtelenke på mobil eller nettbrett får de beskjed om å laste ned app og bli med på mobil.

Jeg kan bruke meg selv som eksempel. Selv om jeg kan IT så har jeg ikke brukt video i noen stor grad mot familie og venner tidligere. Når Koronaen kom nå hvor barna var flyttet ut og en ikke kunne gå på eller få besøk ble ting veldig tomt. Jeg satte derfor opp et Teams møte i Outlook kalenderen med tittel «Digital fredagskaffe» og la til e-post adressene til familien. Møtet er repeterende hver fredag klokken 17. Jeg hadde en liten gjennomgang med mine foreldre på forhånd for å se at de fikk det til, mens resten av deltakerne stolte jeg på fikk det til

Når tiden kom ble min datter fra sin mor på Verdal på sin iPad, mine foreldre i mitt nabolag fra sin PC, min bror og hans familie på sin Mac og jeg på min jobb PC. Det fungerte helt utmerket og opplevelsen av sosialt samlingspunkt var mye bedre enn forventet. Spesielt mine foreldre satte stor pris på å «treffe» barnebarna, men alle inkludert meg selv kjente at dette var noe som gjorde veldig godt i disse tider. Nytt møte nå fredag hvor jeg håper min sønn med fra sin mobil på et kystvaktskip utenfor Sortland også får det til. Helt klart muligheter for at vi fortsetter med dette etter tiltakene med Koronaen er over. 

De ansatte har fått denne korte videosnutten som en opplæring i hvordan få med familie og venner i Teams. (Bruk gjerne videoen i din organisasjon om du ønsker det)

Teams Yoga
Når all fysisk aktivitet via bedriftsidrettslaget stoppet opp ble vi fort kreative og vi fikk en sporty Yoga instruktør ansatt ved Nord universitet til å tilby Lunsj Yoga via Teams for alle ansatte. Hver mandag, onsdag og fredag kjører hun en sesjon på 17 minutt med litt fysisk aktivitet og avspenning. Hun og deltakerne er på hjemmekontor i hele Trøndelag og Nordland og vi bruker Teams for toveiskommunikasjon. Tilbudet er populært og det er en aktivitet som er midt i blinken i disse tider. Tilbakemeldingene fra deltakerne er at de er strålende fornøyd.

Aktivitetskampanje med ekstrapoeng for sosialisering
I samarbeid med Dytt.no har vi på rekordtid fått tilpasset og satt i gang en aktivitetskampanje. Vi har åpnet slik at de ansatte også kan ta med sin nærmeste familie hvis de ønsker dette. Deltakerne kan derfor bli med på en lag med kolleger, et lag med familien eller som individuelle deltakere. Målet er å gå minst 10.000 skritt hver dag for å nå målet om å bestige et antall virtuelle topper. De får ekstraskritt for å ta initiativ til sosiale aktiviteter som ta en videosamtale med familie eller venn, spill bordspill med familien, lek «hide and seek» osv.
For å se mer om kampanjen se vårt  Infoskriv Aktivitetskampanje i koronatiden april og mai 2020

Teams som et campus i skyen  og sosial møteplass for studentene.
På samme måte som for ansatte er det i disse tider vanskelig for studentene. De har mistet et studentfellesskap og samtidig har de mistet campus som møteplass for å samarbeide om oppgaver og annet skolearbeid. Vi har derfor åpnet Teams plattformen også for dem både til faglig samarbeid og som en sosial møteplass med medstudenter og andre.

Det positive med slike krisetider er at alle er løsningsorienterte og åpen for nye og/eller innovative løsninger. Vi har fått tilbakemeldinger på at de tiltakene vi på IT i samarbeid med resten av organisasjonen har satt i gang er positive og gjør den spesielle hverdagen litt enklere for mange.

Mvh
Kay M Myrbekk
Prosjektleder Digitalisering og IKT